MaRisk-ZAG & BTO 1: Navigiere sicher durch die Anforderungen für Treuhandkonten

BTO 1 der MaRisk für ZAG-Institute definiert klare Anforderungen an die Prozesse und Verfahren für Sicherungsanforderungen und die Absicherung von Haftungsfällen. Zu den zentralen Vorgaben gehört die Nutzung von festgelegten Bearbeitungsgrundsätzen für Treuhandkonten. Die Vereinbarungen zur Einrichtung dieser Konten sollen dabei standardisiert sein.

Die Anzahl der Personen, die Zugang zu den Treuhandkonten haben, soll auf das unbedingt notwendige Maß beschränkt werden. Das Institut muss zudem Verwaltungs- und Kontenabstimmungsprozesse implementieren, die sicherstellen, dass die Gelder der Zahlungsdienstnutzer im Falle einer Zahlungsunfähigkeit des Instituts gegen die Ansprüche anderer Gläubiger geschützt sind.

Eine Besonderheit ist, dass die Kontenabstimmungsprozesse außerhalb des operativen Geschäftsbereiches angesiedelt sein müssen. Dies unterstreicht den Stellenwert einer getrennten und unabhängigen Überwachung, um etwaige Konflikte der Interessen zu vermeiden und die Sicherheit der Treuhandkonten zu gewährleisten.

Offene Treuhandkonten bieten Flexibilität, aber auch Herausforderungen in puncto Compliance und Sicherheit. Laut den neuen MaRisk-Richtlinien im Bereich BTO 1 müssen ZAG-Institute, die solche Konten bei einem CRR-Institut nutzen, spezielle Vorkehrungen treffen. Hierzu gehört die zivilrechtliche Absicherung durch den Abschluss einer passenden Treuhandvereinbarung. Diese Vereinbarung soll sicherstellen, dass das Vermögen der Zahlungsdienstnutzer klar von dem des Instituts und anderen Gläubigern getrennt ist.

Wesentliche Vertragsklauseln der Treuhandabrede umfassen den Ausschluss des Pfandrechts und des Aufrechnungsanspruchs, auch im Kontext der Bankkosten. Zusätzlich ist die Bank zur Abgabe einer Drittschuldnererklärung verpflichtet. Diese Bestimmungen sollen ein Höchstmaß an Sicherheit für die Zahlungsdienstnutzer und damit auch für das Institut selbst gewährleisten.

Die neuen MaRisk-Richtlinien machen klare Vorgaben zur insolvenzrechtlichen Absicherung im Umgang mit Treuhandkonten. Nach §17 Abs. 1 Satz 2 Nr. 1 ZAG müssen ab dem Moment der Entgegennahme von Geldern spezifische Anforderungen erfüllt sein. Diese umfassen ein Vermischungs-, Sicherungs- und Trennungsgebot. Das bedeutet, dass eingehende Gelder unmittelbar auf dem Treuhandkonto landen müssen und keinerlei eigene Gelder des ZAG-Instituts dort platziert werden dürfen.

Wenn das Institut vertraglich dazu berechtigt ist, Gebühren zu Lasten des Zahlungsdienstnutzers vom Treuhandkonto abzubuchen, muss dies taggleich bei Fälligkeit geschehen. Zudem sind Rücklastschriften ausschließlich auf Treuhandeinzelkonten zulässig und nicht auf Treuhandsammelkonten. Diese spezifischen Vorgaben sollen sicherstellen, dass im Falle einer Insolvenz die Gelder der Zahlungsdienstnutzer geschützt sind.

Die Neuerungen in den MaRisk-ZAG Richtlinien bringen stringente Anforderungen an Kontenabstimmungsprozesse und die Absicherung von Vermögenswerten. ZAG-Institute sind verpflichtet, spezifische Kontrollmechanismen und Prozesse einzurichten, um Unstimmigkeiten und Auffälligkeiten, die während der Kontrollen entstehen könnten, zu klären. Das übergeordnete Ziel ist die Gewährleistung, dass die Entgegennahme und Auskehrung von Geldern zu keinem Zeitpunkt mit den Geldern anderer Personen vermischt wird. Dies dient der klaren Trennung von den übrigen Vermögenswerten des ZAG-Instituts.

Darüber hinaus legen die Richtlinien fest, dass wenn das Institut in sichere, liquide Aktiva investiert, um die Gelder abzusichern, strenge Verfahren und Kontrollen zur Beurteilung der Liquidität und Sicherheit dieser Aktiva eingerichtet werden müssen. Es ist unerlässlich, dass auch bei derartigen Investitionen das Trennungs- und Vermischungsverbot eingehalten wird. Durch diese Maßnahmen soll eine maximale Transparenz und Sicherheit für alle Beteiligten gewährleistet werden.

In den aktualisierten MaRisk-ZAG Richtlinien wird besonderer Wert auf die getrennte Verwaltung und Überwachung von Sicherungspflichten und Deckungssummen gelegt, und zwar außerhalb des operativen Geschäftsbereichs. Dies ist ein wesentlicher Schritt, um die Sicherungspflichten umfassend zu erfüllen und gleichzeitig die Transparenz im Management zu erhöhen.

Im Falle der Absicherung durch eine Versicherung oder vergleichbare Garantie gemäß §§ 17 und 18 ZAG muss das Institut Verfahren einführen, die laufend sicherstellen, dass die Versicherungssumme oder Garantie ausreichend ist, um die Sicherungspflichten zu erfüllen. Hierbei handelt es sich nicht nur um eine einmalige Prüfung, sondern um einen kontinuierlichen Prozess.

Ebenso müssen Prozesse etabliert werden zur Überwachung und regelmäßigen Überprüfung der Mindestdeckungssumme der Versicherung oder vergleichbaren Garantie, wie in §§ 16 und 36 ZAG vorgesehen. Diese Prozesse sollten sowohl robust als auch flexibel genug sein, um auf sich ändernde regulatorische Anforderungen oder Betriebsbedingungen reagieren zu können.

Insgesamt erfordern diese Maßnahmen eine umfassende Planung und kontinuierliche Überwachung, um die konformen und sicheren Betriebsabläufe sicherzustellen.

Die jüngsten MaRisk-ZAG Richtlinien schärfen die Anforderungen an Versicherungen oder vergleichbare Garantien als Instrumente der Absicherung. Es reicht nicht mehr aus, sich auf Durchschnittsbeträge zu verlassen; stattdessen muss die Abdeckung von Spitzenbeträgen ständig gewährleistet sein.

Die Institute sind dazu verpflichtet, ein robustes Überwachungsverfahren für den abzusichernden Betrag einzurichten. Dabei müssen die Institute sicherstellen, dass die Höhe der Versicherungssumme oder der Garantie jederzeit ausreichend ist, um auch die Spitzenbeträge abzudecken. Dies bedeutet, dass der Absicherungsbetrag nicht nur einmalig festgelegt wird, sondern ständig überwacht und bei Bedarf angepasst werden muss.

Es sollten die Entscheidungsparameter und -kriterien im Vorfeld klar definiert und im Rahmen der Compliance-Strukturen dokumentiert sein.

Die Erfüllung dieser Anforderungen ist entscheidend für die Einhaltung der MaRisk-ZAG Vorgaben und letztlich auch für die Betriebssicherheit des ZAG-Instituts. Sie erfordert eine sorgfältige Planung und Ausführung, um die Betriebsrisiken zu minimieren und die regulatorischen Anforderungen vollumfänglich zu erfüllen.

Allgemeine Prozesse und Verfahren

1. Festlegung der Bearbeitungsgrundsätze für Treuhandkonten

   • Erarbeitung standardisierter Vereinbarungen.
   • Festlegung der Prozesse zur Implementierung der Vereinbarungen.

2. Zugangsbeschränkungen

   • Identifizierung der Rollen und Personen, die Zugang zu den Treuhandkonten haben.
   • Implementierung von Zugangskontrollen.

3. Einrichtung von Verwaltungs- und Kontenabstimmungsprozessen

   • Implementierung von Verwaltungsprozessen.
   • Einrichtung von Tools zur Überwachung und Nachverfolgung der Geldbeträge.

Offene Treuhandkonten

1. Vertragsgestaltung
   • Formulierung der erforderlichen Vertragsklauseln.
   • Legal Review der Vereinbarungen.
2. Sicherstellung der zivilrechtlichen Absicherung
   • Überprüfung der sachen- und schuldrechtlichen Aspekte.
3. Compliance Check
   • Überprüfung der Anforderungen gemäß §17 Abs. 1 Satz 2 Nr. 1 ZAG.

Kontenabstimmungsprozesse

1. Kontrollmechanismen
   • Einführung von Prozessen zur Klärung von Unstimmigkeiten und Auffälligkeiten.
   • Periodische Reviews und Audits.
2. Sichere und liquide Aktiva
   • Auswahl geeigneter Aktiva.
   • Einrichtung von Kontrollmechanismen.

Versicherungen und Garantien

1. Überwachungsverfahren

   • Einführung eines Überwachungsverfahrens für den abzusichernden Betrag.
   • Regelmäßige Überprüfung der Versicherungssummen und Garantien.

2. Mindestdeckungssumme

   • Etablierung von Prozessen zur Überwachung und Prüfung der Mindestdeckungssumme.

Funktionstrennung

1. Operative und Kontrollfunktionen
   • Trennung der Funktionen mit Kontrollaufgaben vom operativen Geschäft.

Jeder Punkt dieses Action Plans sollte mit klaren Zeitvorgaben, Zuständigkeiten und erforderlichen Ressourcen versehen werden. Darüber hinaus ist es wichtig, die Erfüllung dieser Aktionspunkte regelmäßig zu überprüfen und zu dokumentieren, um die regulatorischen Anforderungen vollumfänglich zu erfüllen.