– Die Rolle des Auslagerungsbeauftragten nach MaRisk – Sichere dein Unternehmen ab

Lerne die Aufgaben und Pflichten des Auslagerungsbeauftragten kennen – mit dem S+P Seminar Auslagerungscontrolling. Jedes Institut, das Auslagerungen vornimmt, hat einen zentralen Auslagerungsbeauftragten im Unternehmen selbst einzurichten. Zusätzlich hat das Institut abhängig von der Art, dem Umfang und der Komplexität der Auslagerungsaktivitäten ein zentrales Auslagerungsmanagement zur Unterstützung des zentralen Auslagerungsbeauftragten einzurichten.

Zu den Aufgaben des Auslagerungsbeauftragten zählen insbesondere:

• Implementierung und Weiterentwicklung eines angemessenen Auslagerungsmanagements und entsprechender Kontroll- und Überwachungsprozesse,
• Erstellung und Pflege einer vollständigen Dokumentation der Auslagerungen (einschließlich Weiterverlagerungen),
• Unterstützung der Fachbereiche bezüglich der institutsinternen und gesetzlichen Anforderungen bei Auslagerungen,
• Koordination und Überprüfung der durch die zuständigen Bereiche durchgeführten Risikoanalyse.

Der Auslagerungsbeauftragte bzw. das zentrale Auslagerungsmanagement haben mindestens jährlich einen Bericht über die wesentlichen Auslagerungen zu erstellen und der Geschäftsleitung zur Verfügung zu stellen. Zudem ist anlassbezogen zu berichten. Der Bericht hat unter Berücksichtigung der dem Institut vorliegenden Informationen bzw. der institutsinternen Bewertung der Dienstleistungsqualität der Auslagerungsunternehmen eine Aussage darüber zu treffen, ob die erbrachten Dienstleistungen der Auslagerungsunternehmen den vertraglichen Vereinbarungen entsprechen, die ausgelagerten Aktivitäten und Prozesse angemessen gesteuert und überwacht werden können und ob weitere risikomindernde Maßnahmen ergriffen werden sollen.

Die Pflichten des Auslagerungsbeauftragten kennen – mit dem S+P Seminar Auslagerungscontrolling.

Die „Rote Linien“ bei einer Risikoanalyse sind diejenigen Bereiche, in denen ein Unternehmen nicht bereit ist, Risiken einzugehen. Diese Bereiche werden als „rote Linien“ bezeichnet.

Bei einer Risikoanalyse geht es darum, die potentiellen Risiken für eine Auslagerung zu ermitteln und zu bewerten. Dabei werden die Risiken in verschiedene Kategorien unterteilt, um so eine fundierte Entscheidung über das weitere Vorgehen treffen zu können.

Die drei wichtigsten Kategorien sind dabei die finanziellen, operativen und strategischen Risiken. Jede dieser Kategorien birgt ihre eigenen Risiken, die es zu berücksichtigen gilt. So kann beispielsweise ein finanzielles Risiko sein, dass zukünftige Einnahmen ausbleiben oder niedriger ausfallen als erwartet. Ein operativer Risiko ist hingegen ein technischer Fehler in der Dienstleistungs-Bereitstellung, der zu Ausfällen oder Qualitätsproblemen führt. Und ein strategisches Risiko kann sein, dass sich die Nachfrage ändert und die Auslagerung nicht mehr den gewünschten Mehrwert bringt.

Die genaue Beurteilung der Risiken ist dabei entscheidend, um die richtigen Schlüsse für die Auslagerungsentscheidung zu ziehen. Nur so können unnötige Verluste vermieden und die Chancen auf Erfolg maximiert werden.

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Outsourcing ist ein Prozess, bei dem bestimmte Aufgaben oder Funktionen an externe Dienstleister vergeben werden.

Die Gründe für das Outsourcing können vielfältig sein, aber in der Regel wird es darum gehen, Kosten zu sparen oder die Qualität der Leistungen zu verbessern. Allerdings birgt das Outsourcing auch einige Risiken, die nicht ignoriert werden sollten.

Eine Risikoanalyse ist daher ein wesentlicher Bestandteil des Outsourcing-Prozesses. Durch die Analyse der Risiken können Unternehmen sicherstellen, dass sie mit den Folgen eines möglichen Schadensfalles umgehen können.

Zu den häufigsten Risiken im Zusammenhang mit dem Outsourcing gehören Datenschutzverletzungen, die Beeinträchtigung der Qualität der Leistungen und Probleme mit dem Lieferanten.

Durch eine gründliche Risikoanalyse können Unternehmen diese und andere Risiken ermitteln und entsprechende Maßnahmen ergreifen, um sie zu minimieren.

In folgenden Fällen sollten die Institute oder Zahlungsinstitute eine Funktion stets als kritisch oder wesentlich betrachten:

• wenn eine unzureichende oder unterlassene Wahrnehmung der Funktion zu einer wesentlichen Beeinträchtigung von Folgendem führen würde:

• • der kontinuierlichen Einhaltung der Zulassungsbedingungen oder sonstigen Pflichten gemäß der Richtlinie 2013/36/EU, der Verordnung (EU) Nr. 575/2013, der Richtlinie 2014/65/EU, der Richtlinie (EU) 2015/2366 und der Richtlinie 2009/110/EG und ihrer regulatorischen Pflichten;

• • ihrer finanziellen Ergebnisse oder

• • der Solidität oder Kontinuität ihrer Bank- und Zahlungsdienste und -geschäfte;

• bei der Auslagerung operationeller Aufgaben von internen Kontrollfunktionen, es sei denn, bei der Bewertung wurde festgestellt, dass eine unterlassene oder unzureichende Wahrnehmung der ausgelagerten Funktion keine negativen Auswirkungen auf die Wirksamkeit der internen Kontrollfunktion nach sich ziehen würde;

• wenn beabsichtigt wird, Funktionen des Bankgeschäfts oder der Zahlungsdienste in einem Umfang auszulagern, für den eine Zulassung einer zuständigen Behörde erforderlich wäre.

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